مساعد(ة) تنفيذي(ة)
الغرض من المنصب يقوم المساعد التنفيذي للمدير العام بتقديم المساعدة الإدارية والتنظيمية للأخير. ويجب أن يتمتع المرشح للمنصب بالخبرة لتولي مهمات إدارية وتنفيذية واسعة النطاق، وأن يكون غايةً في التنظيم، وأن يكون قادرا على التعاطي مع التحديات الإدارية وقادراً على العمل بفعالية من دون إشراف دائم. يتطلب هذا المنصب التواصل والتنسيق الدائمين مع المديرين وفريق العمل في المكاتب الفرعية، وكذلك مع الأقسام المختلفة في المؤسسة. مهمات أساسية 1. اجتماعات المؤسسة : تحضير ومتابعة تنفيذ سير عمل اجتماعات مجلس الأمناء والمجلس التنفيذي ولجنة الأبحاث وتنسيق عملية التحضير ومتابعة لوجستيات الاجتماعات؛ 2. الإدارة: قراءة وبحث وتوجيه المراسلات، متابعة جدول مواعيد المدير العام ولحفاظ على سجلات ورقية ورقمية وتحديد إجراءات استخراجها وحمايتها، الإشراف على عمل موظفي قسم الخدمات والتأكد من حسن سير العمل في المكتب 3. التمثيل • تمثيل المدير العام عند اللزوم؛ • الترحيب بالضيوف والإجابة عن أي استفسارات أو تحويلها إلى المعنيين؛ • الحفاظ على الخصوصية وحماية العمليات من خلال التزام السرية التامة. 4. التواصل • التأكد من سلاسة التواصل الداخلي، وتقديم تقارير منتظمة عن نشاطات المؤسسة الجارية ونشاطات فريق العمل والشركاء للمدير العام؛ • المساعدة في المراسلات الخارجية من خلال تحرير رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والمستندات الرسمية للمدير العام وأعضاء آخرين في الفريق؛ • المساعدة في التنسيق مع فرق الاتصالات والتسويق. 5. رصد التمويل • القيام بالابحاث اللازمة فيما يتعلق بعملية رصد التمويل والممولين؛ • المساهمة في تطوير البيانات وتحضير المواد في اطار جذب التمويل للمؤسسة؛ • المحافظة على قاعدة بيانات الممولين وتحديثها دورياً. 6. البحث والتقرير • تحضير المعلومات اللازمة للاجتماعات والمؤتمرات والتزامات المدير العام؛ • جمع وتحليل المعلومات؛ • المساهمة في كتابة التقارير؛ • تحضير العروض (باوربوينت) وكتابة ملخصات. 7. مهمات اُخرى • مساعدة المدير العام في مشاريع اُخرى في حال نشوئها؛ • القيام بأي مهمات معقولة أخرى بحسب الحاجة والمشاركة في عمل المؤسسة الجماعي. المسؤول المباشر: • المدير العام المؤهلات والمهارات المطلوبة التعليمية: حاصل على شهادة بكالوريوس. الخبرة العملية: ما لا يقل عن ثلاث سنوات من الخبرة العملية في تنفيذ مهمات مشابهة لتلك المذكورة أعلاه، مع أفضلية أن تكون في إحدى المنظمات غير الحكومية. مهارات التواصل/المهارات اللغوية: مهارات تواصل كتابية وشفهية واضحة ولبقة، وإتقان للغتين العربية والإنكليزية. القدرة على التواصل وفقا لمتطلبات العمل والمرونة. تكنولوجيا المعلومات: إجادة استخدام تكنولوجيا المعلومات، بصورة خاصة: وورد وإيكسيل وباور بوينت وآوتلوك، وقدرة عالية على القيام بالبحث على الإنترنت؛ الخبرة في ما يتعلق بقواعد البيانات تعدّ ميزة إضافية. القدرة على استخدام وسائط التواصل الاجتماعي بما فيها الفيسبوك وتويتر وغيرها. مهارات تنظيمية: التمتع بدرجة عالية من الاندفاع والعمل بجدية، والقدرة على التنظيم والملاحظة الشديدين. التزام واضح بالتميز، وقدرة على الالتزام باتمام الاعمال في مواعيدها المحددة. قدرات بحثية: التمتع بقدرات بحثية وتحريرية ممتازة، بالإضافة إلى مهارات تحليلية عالية. المرونة: القدرة على ايجاد الحلول عند مواجهة المشاكل والخلافات. وكذلك، القدرة على العمل خارج ساعات العمل العادية عند الحاجة. السرية: حماية المؤسسة وعملياتها من خلال الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة. النظامية: القدرة على فهم رسالة المؤسسة والالتزام بقيمها الأساسية.
NOTE:
Daleel Madani, the civil society network, serves as a platform for organisations to post their professional opportunities, but is not involved in the recruitment process. The hiring organisation is solely responsible for the job and candidate selection.
