Call for Travel Agent

FDCD requires an experienced Agency in order to make travel and accommodation arrangements
as required, for its staff, project participants and visitors. To apply, send your tenders by clicking on
the link and filling in the form: https://forms.gle/BGYfPN78ELz91EDZ8
 

RESPONSIBILITIES

The Agency - should be located in Lebanon - and shall:

- Find the most economic travel option to minimize transit/connection times and stopovers, 
based on the Economy Class rates unless otherwise instructed by FDCD.  

- Advise FDCD on the most suitable travel option for the trip and where applicable, to explain 
the appropriate options.

- Provide at least 2 comparison quotes with either the same or different route options. 
When possible, quotes shall be held for at least three (3) working days. 

- Reserve and issue tickets for all air, and other Transportation if requested, upon authorization to do so by FDCD.
 Whenever FDCD requests a fare quotation for a particular route, the Agency shall be able to present the 
relevant information by email within 24 hours, at the latest, of FDCD's request. 

- Book, modify or cancel a reservation and/or accommodation and/or Transportation upon request. 

- Handle the prepayment to third parties such as train tickets, hotels, car rental companies, etc. on behalf of FDCD,
 once the reservation is confirmed by FDCD in writing. 

- Immediately inform FDCD of any changes in scheduled Transportation which may affect any travelling arrangements. 

- Inform the Client of the cancelation policy of any reservation, at the time of quotation. 

- Ensure a VIP service upon request.

- Indicate all included fees & taxes. 

- Ensure that all taxes are included in the airfare quotation price.  

- Report statistics periodically to FDCD.  

Ticket Issue 

The travel tickets and other related documents will be delivered electronically to FDCD 
at least 48 hours before the time of departure. No additional charge shall be made for this delivery service.  

Working Hours 

The Agency must be able to provide services, including ticket delivery, during normal working hours 
of FDCD (Monday to Friday 9:00 am‐4:00pm; Saturday 8am 1:00pm electronic delivery only).  

The Agency must have a hotline service for urgent requests falling any time and day outside 
normal working hours (the name of a contact person and a corresponding telephone number must be provided).  

Cancellation 

In the case of cancellation at short notice, the Agency shall do its best to minimize any penalties 
applicable to FDCD. Penalties attributable to the fault or breach of the Agency will not be accepted.  

Visas 

The Agency shall notify FDCD in writing of all instances where visas must be obtained, including transits. 
If requested to do so the Agency shall obtain, pay and ensure visas are issued prior to travel. 

Insurances 

The Agency shall issue travel insurances upon request, including persons who are 70 years old and above. 
The Agency that offers a free travel insurance for 5‐7 days trips shall be viewed favorably.   

CRITERIA 

The Agency is requested to propose and describe in detail in its offer the following: 

·       Ability to present various travel options/routes (at least two) and connecting flights, if any, 
to the requested destination, when required.

·       Access to an IATA approved Global Distribution System (GDS) to enable direct access to airline 
booking information.

·       Ability to provide written reminders to FDCD, prior to ticketing deadline for purchasing of air tickets
 to avoid automatic cancellation by the airline system.

·       Ability to issue a single air ticket or E‐Ticket for multiple airlines.

·       Ability to provide a description of its business, staff levels, history and highlights.

·       Ability to provide FDCD with copies of CVs for the manager and consultants dealing 
with FDCD's travel reservations together with a list of current corporate customers they service.

·       Ability to apply the concept of "notional travel" to its invoicing. Additional travel costs incurred 
from changes made to the notional travel itinerary are to be paid by FDCD directly to the Agency and not billed to FDCD.
 Therefore, the Agency shall issue two invoices for the travel:  ‐ one to FDCD for the cost of the notional travel; 
and ‐ one to FDCD for additional travel costs from changes made to the notional travel including categories upgrades
 not requested by FDCD. 
Should the cost of the actual travel be less than the notional travel, FDCD shall pay the full cost of the actual travel.

·       Ability to provide timely reimbursement of cancelled tickets. In their offer, the Agency will give 
a description of the proposed system and the maximum delays.