Senior HR Officer

A propos d’Expertise France :

Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents.

Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD). Pour un monde en commun.

En savoir plus : www.expertisefrance.fr

Description du Contexte :

Comme déjà dans d’autres Pays, Expertise France a mis en place une Cellule d’Appui Mutualisé (CAM) au Liban. La CAM est en charge de tous les services supports typiques (RH, Finance, Achats, Logistique, Communication, etc…). Il/Elle est coordonnée par un/une Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT). C’est dans ce cadre et cette équipe que ce poste s’inscrit.

Le/La Responsable des Ressources Humaines (H/F), basé(e) à Beyrouth, est sous l’autorité hiérarchique du Coordinateur des fonctions transverses (CFT), et est en relation fonctionnelle avec la DRH EF Siège. Il / Elle pilote les activités liées à la gestion du capital humain des projets et de la Cellule d’appui Mutualisé (CAM), en particulier pour tout ce qui concerne les Ressources Humaines.

MISSIONS
(La liste suivante n’est pas exhaustive)

Ressources Humaines :

• Lead sur les recrutements des nationaux (en contrat de travail ou en contrat de prestation de service), mise en place, organisation et supervision de tout le processus de recrutement, (définition de poste/publication des annonces, tri des candidatures, organisation / réalisation des entretiens)
• Organisation et supervision de l’accueil des nouveaux collaborateurs (intégration, briefing du fonctionnement EF, vie du bureau…)
• Garant(e) de la bonne coordination entre la politique RH du siège et celle du terrain (procédures, déploiement des outils RH siège, construction et mise en œuvre de la politique de formation pour les nationaux)
• Travailler en lien avec le siège d’Expertise France à l’élaboration du règlement intérieur.
• Benchmark : études des rémunérations/identifie les besoins d’ajustements de la grille salariale, définition des packages et politique de rémunération avec le siège.
• Chargé de toutes les communications touchant aux RH.
• Assurer l’interface avec le personnel de la CAM sur tous les sujets RH (Gérer les éventuelles insatisfactions émanant des employés)
•  Veiller au respect des obligations légales dans ce domaine.
• Proposer, élaborer, actualiser et implémenter la politique RH dans son domaine de compétence (gestion des compétences, formation, etc…)
• Être force de proposition dans les initiatives qui permettront d’améliorer la qualité de vie au travail.
• Responsable de la préparation de la paie (Payroll) de tout le personnel sur une base mensuelle.

Développement des compétences :

En lien avec le pôle formation au siège :

• Concevoir, conduire et évaluer un dispositif national visant à favoriser le développement des compétences en RCI.
• Contribuer à l'élaboration du plan de développement des compétences.
• Participer à l’élaboration du calendrier annuel des formations.
• Organiser les formations locales des salariés de l’agence.
• Conseiller les salariés et les chefs de projets sur les problématiques de formation.

Relations externes :

• Assure le lien et prend en charge toutes les communications avec les différentes administrations du travail/sociales au Liban (inspection du travail, médecine du travail, CNSS, etc…

 Paie :

• Contrôle la cohérence des déclarations mensuelles/annuelles obligatoires.

Administration générale :

• Gérer les courriers (entrée et sortie).
• Gérer les communications officielles au staff.
• Mettre à jour la liste des contacts du personnel mensuellement, Actualiser l’organigramme si nécessaire.
• Appuyer le pôle Administratif et financier dans les taches liées aux missions des Experts et dans toute tache administrative le cas échéant (Préparation du pack d’arrivée de l’expert long terme ou de l’expatrié)
• Accueil des visiteurs

 Reporting :

• Recueil et transmissions de toute données RH au siège.
• Si besoin est, transfert d’informations au siège sur le droit et pratiques locales en matière de droit social / RH en RCI
• Assurer un reporting régulier sur les évolutions d’organisation et évènements en lien avec des sujets RH au sein de la CAM

 Audit externe :

• Appuie à la préparation des audits externes (rassemblement des pièces).
• Participer aux échanges réguliers avec les RH siège.
• Mise en œuvre les process RH agence applicables à l’ensemble des personnels.

QUALIFICATIONS :

• Diplômé(e) au minimum d’un master en RH ou diplôme associé
• Au moins 5 ans d’expérience en HR management avec une agence publique, NGO, or le secteur humanitaire.
• Capacité à travailler dans un contexte exigeant ;
• Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité ; esprit d’initiative
• Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation ;
• Sens du travail collaboratif et intelligence relationnelle
• Sens de l’organisation et de la planification
• Adaptabilité, gestion de l’urgence
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
• Excellente expression écrite et orale en français et en anglais
• Fibre pour l’accompagnement et la pédagogie
• Sens de la confidentialité
• Discrétion.

Le poste est en attente de la disponibilité des fonds et la priorité sera accordée aux candidats ayant des compétences en français.

About Expertise France:

Expertise France, a French public agency, is the interministerial actor for international technical cooperation, a subsidiary of the Agence Française de Développement (AFD group). As the second largest agency in Europe, it designs and implements projects that sustainably strengthen public policies in developing and emerging countries.

Governance, security, climate, health, education... It works in key areas of development and contributes alongside its partners to the achievement of the Sustainable Development Goals (SDGs). For a world in common.

Learn more on www.expertisefrance.fr

Context Description:

As in several countries around the world, Expertise France has set up a Support Services Unit (CAM) in Lebanon. The CAM is in charge of all support services (HR, Finance, Purchasing, Logistics, Communication, etc…). It is coordinated by a Transversal Functional Coordinator (CFT). This position will be directly linked to this unit.

The Human Resources Manager (M/F), based in Beirut, reports to the Transversal Functional Coordinator (CFT), and is in functional contact with the HR Department at HQ. He/She leads the activities related to the management of the human capital of the projects and the Support Services Unit (CAM), in particular for everything related to Human Resources.

MISSIONS
(The following list is not exhaustive)

Human resources:

• Leads on the recruitment of nationals (under employment contract or service contract), implementation, organization and supervision of the entire recruitment process, job definition/publication of advertisements, sorting of applications, organization /conduct of interviews, and shortlisting…)
• Organization and supervision of the onboarding of new employees (integration, briefing of the EF operation, life in the office, etc....)
• Leads on the offboarding of staff when necessary.
• Supports the good coordination between the HR policy of the headquarters and that of the field (procedures, deployment of HR tools at headquarters, creation, and implementation of the training policy for nationals)
• Works in conjunction with the head office of Expertise France & the CFT to develop the internal regulations.
• Benchmark: compensation studies/identifies the need for adjustments to the salary scale, definition of packages and remuneration policy with the head & local office.
• Responsible for all HR communications.
• Communicates with CAM staff on all HR topics. (Manages and reports any dissatisfaction from employees).
•  Ensures compliance with legal HR obligations.
• Proposes, develops, updates, and implements the HR policy in compliance with the internal requirements. (skills management, training, etc.)
• Be proactive in initiatives that will improve the quality of life at work.

Skills Development:

In connection with the training department at headquarters:

• Contributes to the development of the skills development plan for each employee.
• Participates in the development of the annual training calendar for all staff with the support of the CFT.
• Organizes local training for the agency's employees.
• Advises employees and project managers on training issues.

 External Relations :

• Ensures the link and takes care of all communications with the various labour/social administrations in Lebanon (labor inspection, tax authorities, CNSS, etc...)

Payroll :

• Prepares & checks the consistency of mandatory monthly/annual declarations.

  General Administration :

• Manages incoming & outgoing mail.
• Manages official communications to staff under the supervision of the CFT or regional director.
• Updates the list of staff contacts monthly, updates the organizational chart when necessary.
• Supports the Administrative and Financial Department or Procurement department in the tasks related to the Experts' missions and in any administrative task if necessary (Preparation of the arrival package of the long-term expert or expatriate)

  Reporting :

• Collection and transmission of all HR data to the head office.
• If necessary, transfer information to the head office on local law and practices in the field of employment / HR law in the country or on newly issued decrees.
• Ensure regular reporting on organizational changes and events related to HR issues within the CAM.

   External Audit :

• Supports the preparation of external audits (collection of HR supporting documents)
• Participate in regular exchanges with HR at headquarters.
• Implementation of the agency's HR processes applicable to all staff.

QUALIFICATIONS

• Master’s degree in HR management or similar degree.
• Previous experience in working with public organizations, NGOs, or the humanitarian sector.
• At least 5 years of full-time experience in HR management.
• Ability to work in a demanding environment.
• Strong capacity for autonomy, independence of mind and impartiality; Initiative,
• Strong capacity for work, rigor, and organization.
• Sense of collaborative work and relational intelligence.
• Organizational and planning skills
• Interpersonal and teamwork skills.
• Excellent written and oral expression in French and English.
• Sense of confidentiality.
• Discretion.

Position is pending availability of funds and priority will be given to candidates with French speaking skills.