Assistant(e) Administration & Finances Liban/ Administration & Finance Assistant

L’Assistant(e) Administration & Finances Liban apporte un soutien au Responsable Bureau Liban dans la gestion des finances et l’administration des activités de la Fondation au Liban. 

Créée en 1967, la Fondation Mérieux est une fondation familiale indépendante, présidée par Alain Mérieux et reconnue d’utilité publique. Sa mission est de contribuer à la santé mondiale par le renforcement des capacités locales des pays en développement pour réduire l’impact des maladies infectieuses qui affectent les populations vulnérables, en particulier la mère et l’enfant. 

Présente dans une vingtaine de pays en Afrique de l’Ouest, en Amérique latine, en Asie, au Moyen-Orient et dans l’Océan Indien, la Fondation Mérieux articule son action autour de quatre objectifs :

1. Accroître l’accès des populations vulnérables au diagnostic par le renforcement des laboratoires de biologie clinique dans les systèmes nationaux de santé ;
2. Renforcer les capacités locales de recherche appliquée par la formation des chercheurs, le développement de programmes collaboratifs et la création de Laboratoires Rodolphe Mérieux, transférés aux acteurs locaux ;
3. Développer l’échange de connaissances et les initiatives en santé publique en lien avec le Centre des Pensières ;
4. Agir pour la Mère et l’Enfant dans une approche de santé globale.

L’Assistant(e) Administration & Finances Liban assiste l’exécution des tâches suivantes :

Administration, Logistique et Services Généraux

• Participer à l’organisation logistique des activités de la Fondation Mérieux (mission, formations, dédouanement et relations avec la douane, et évènements : organisation des déplacements, visas, billets d’avions, hôtels, avances de fonds, etc.)
• Gérer la compilation et l’archivage de la documentation du bureau
• Editer les documents, rapports et correspondances
• Assurer la logistique délégations étrangères en visite au Liban, la gestion des autorisations de déplacements locaux du personnel, établir les notes de frais
• Gérer la base de données contacts, mettre à jour de l’agenda du Bureau.
• Effectuer et mettre à jour l’inventaire des immobilisations et des stocks, gérer le processus d’achat (demandes d'achat, devis et facturation des fournisseurs)
• Suivre les contrats liés à la bonne gestion du bureau (location, service de ménage, internet, …) et des projets

Finances et Comptabilité 

• Via un système ERP (Business Central), enregistrer les opérations financières et produire leur reporting régulier, effectuer le classement et l’archivage des pièces comptables et la gestion efficace de la trésorerie
• Vérifier le bon enregistrement du suivi des temps dans le système informatique
• Assurer les relations avec les organismes sociaux et fiscaux et le paiement des taxes.
• Réaliser les demandes d’achat et les relations fournisseurs en accord avec la procédure de la Fondation Mérieux
• Tenir  la comptabilité générale et analytique du bureau et des projets :
• Bonne tenue de la caisse (journal et arrêté)
• Suivi des règlements bancaires et effectuer les rapprochements mensuels
• Enregistrements des opérations dans le système comptable et le bon classement des justificatifs
• Appui à la préparation des reportings financiers
• Respects des procédures dans toutes les opérations financières du bureau
• Préparation des demandes et envois de fonds en interne et aux partenaires techniques et financiers
• Appui à la préparation des missions d’audit internes ou externes
• Appliquer les règlementations fiscales et sociales en vigueur au niveau national