مساعدة إدارية وموارد بشرية
إرسال بريد إلكتروني بعنوان "مساعدة إدارية وموارد بشرية " إلى [email protected] مع السيرة الذاتية مرفقة، سيتم التواصل حصراً مع المرشحين لاستلام هذه الوظيفة
التوصيف الوظيفي
المسمى الوظيفي
مساعدة إدارية
القسم
القسم الإداري
الرئيس المباشر:
مدير القسم الإداري
مسؤول مباشرة عن:
الإشراف على عمال النظافة لشركة التنظيف
الهدف من الوظيفة:
المساعدة الإدارية في القسمين الإداري وشؤون الموظفين
المهام والمسؤوليات:
تطبيق سياسات المؤسسة الداخلية
تحضير التعاميم الإدارية
تحضير مستحقات الموظفين من المواصلات
المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري،
المساعدة في تصوير المستندات الخاصة بالقسم الإداري والإدارة العامة.
استقبال طلبات التوظيف الجديدة وفرزها ومتابعة إدراجها في قاعدة البيانات من قبل منسق التسجيل وقاعدة البيانات.
إدخال بيانات جميع الموظفين إلى نظام “payroll”
إعداد العقود الاستشارية الخاصة بالقسم. ومتابعة تجديدها
تجميع بيانات الموظفين الجدد وأرشفتها وإدخالها إلى النظام المعتمد.
إدخال عطل الموظفين إلى النظام المعتمد.
مساعدة مدير القسم في أي من المهام الموكلة إليه.
المشاركة في الأرشفة الورقية والإلكترونية للقسم.
على صعيد التسجيل:
المشاركة في عملية البحث وإدخال بيانات الأطراف المعنية ضمن نظام قاعدة البيانات.
المشاركة كجزء من الفريق الإداري في المؤسسة بتسجيل المشاركين في فعاليات المؤسسة
المشاركة في عملية البحث عن بيانات بعض الأفراد أو المؤسسات.
التأمين الصحي- الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي:
متابعة تسجيل كامل موظفي المؤسسة بالتأمين الصحي.
متابعة فواتير الموظفين وحالاتهم.
حذف الموظفين المنتهية خدماتهم من التأمين الصحي.
تحضير دوري لإفادات العمل الخاصة بفرعي المرض والأمومة في الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي
قسم الأرشيف والمعلومات:
أرشفة المراسلات الخاصة بالمؤسّسة حسب أرقام الصادر والوارد.
حفظ الاتفاقيات والعقود الخاصة بالمؤسّسة.
تنظيم الوثائق والملفات الخاصة بالعمل و تحديثها.
جرد الوثائق والإصدارات ميدانياً ومطابقة الأرشفة الميدانية مع الأرشفة الإلكترونية.
تزويد الموظفين حسب صلاحياتهم بالمستندات المطلوبة.
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث الخاصة بالقسم.
إعداد محاضر الاجتماعات عند الحاجة
الإشراف على عمال النظافة:
الاشراف المباشر على عمال النظافة ، بحيث يمر أي طلب عبرها وهي تنظم جدول مهامهم.
المحافظة على المظهر العام للمؤسسة من حيث النظافة والترتيب.
المساعدة في تعريف الموظفين الجدد ( التأكد من حصولهم على مشترياتهم ...)
العلاقات الداخلية:
جميع الموظفين
العلاقات الخارجية
زوار المؤسسة
شركة التأمين
المتطلبات والمؤهلات:
شهادة جامعية أو مهنية في إدارة الأعمال، الموارد البشرية أو أي اختصاص ذي علاقة.
خبرة لا تقل عن سنة في وظيفة مماثلة.
مهارة في التواصل
إلمام باللغتين العربية والإنكليزية
إلمام باستخدام الكمبيوتر.
ملاحظة:
دليل مدني، شبكة المجتمع المدني، يوفر للمنظمات منصة لنشر الوظائف, وليس مسؤول عن عملية التوظيف. كل منظمة مسجلة على دليل مدني هي مسؤولة بشكل فردي عن منشوراتها وعن عملية التوظيف.
