Assistant administratif et financier

La Fondation Mérieux œuvre de manière indépendante au service de la santé mondiale depuis sa création, en 1967. Reconnue d’utilité publique, elle se spécialise dans la lutte contre les maladies infectieuses, en particulier auprès des populations vulnérables dans les pays à ressources limitées.

Notre mission se décline en quatre objectifs prioritaires :

• Accroître l’accès des populations vulnérables au diagnostic,
• Renforcer la recherche appliquée sur le terrain et le développement de programmes collaboratifs,
• Développer le partage de connaissances et les initiatives en santé publique,
• Agir pour la Mère et l’Enfant dans une approche de santé globale.

Rattaché directement à la Responsable région Moyen Orient, l’assistant administratif et financier a les missions suivantes :

Administration, Logistique et Services Généraux :

• Gérer la « vie du bureau » à savoir : assurer la disponibilité des fournitures et consommables et le fonctionnement opérationnel du bureau : électricité, internet, téléphone
  • Effectuer et mettre à jour l’inventaire des immobilisations et des stocks, gérer le processus d’achat (demandes d'achat, devis et facturation des fournisseurs)
  • Suivre les contrats liés à la bonne gestion du bureau (maintenance, location, service de ménage, internet, …) et en assurer leur renouvellement
• Assurer l’organisation logistique des activités du bureau
  • Pour les missions, formations, et évènements (organisation des déplacements, visas, billets d’avions, hôtels, avances de fonds, etc.) et les dédouanement et relations avec la douane,
  • Pour les délégations étrangères en visite au Liban (autorisations de déplacements etc)
• Être un appui à la Responsable de région sur les procédures RH en lien avec le siège : préparation de courriers d’augmentation, enregistrement du suivi des temps dans le système informatique (etc)
• Être un appui au bureau sur d’autres tâches administratives tels que :
  • l’archivage de la documentation du bureau
  • la mise à jour et le suivi de la base de données contacts
  • la gestion des notes de frais

Finances et Comptabilité dans le respect des procédures des opérations financières du bureau et en ligne avec les règlementations légales, fiscales et sociale:

• Effectuer l’ensemble des opérations comptables (générale et analytique) et fiscales du bureau Liban, incluant le suivi budgétaire des projets
• Définir et suivre la procédure de décaissement du bureau avec la définition d’un calendrier de paiement, son respect et sa communication en interne et externe (journal et arrêté)
  • Suivre les règlements bancaires et effectuer les rapprochements mensuels
  • Préparer les demandes et envois de fonds en interne et aux partenaires techniques et financiers
• Enregistrer les opérations financières dans le système comptable (via business central, ERP en place) et produire leur reporting régulier, effectuer le classement et l’archivage des pièces comptables et la gestion efficace de la trésorerie
• Assurer les relations avec les organismes sociaux et fiscaux et le paiement des taxes.
• Contribuer à la préparation des missions d’audit internes ou externes