منسّق رئيسي لورش العمل والمؤتمرات

المسمى الوظيفي

"منسّق رئيسي لورش العمل والمؤتمرات "

القسم

برامج المؤسسة

الرئيس المباشر:

 مدير مركز البحوث والدراسات

مسؤول مباشرة عن:

 مساعدة إدارية للمؤتمرات

الهدف من الوظيفة:

وضع برنامج ورش عمل أو مؤتمر بحيث يكون متماسكاً، مجدياً، وملهماً من حيث كلا المضمون والشكل، يضمن مشاركة فعالة للمتحدثين والشركاء والأطراف المعنية كافة. إضافة إلى العمل على المبادرات والمشاريع المتعلقة بمؤتمرات فكر.  

المهام والمسؤوليات:

مؤتمر فكر وورشه التحضيرية:
 
إعداد البرنامج (من حيث الشكل)

·         التنسيق للتوصل إلى إعداد الشكل المناسب لبرنامج المؤتمر وذلك وفقاً لمكان انعقاد المؤتمر
·         التنسيق مع المسؤولين اللوجستيين للتأكد من أنّ الفندق والتسهيلات المتوفرة فيه يتناسبان مع الشكل المقترح ، والعمل معهم على التفاصيل المتعلقة بذلك.

 
إعداد البرنامج (من حيث المضمون)

·         القيام بالأبحاث الأولية المتعلقة بموضوع الورشة/المؤتمر وصياغة المسودة الأولى لبرنامج الورشة/المؤتمر
·         صياغة النصوص والوثائق المتعلقة بموضوع الورشة /المؤتمر (الورقة الخلفية للورشة / للمؤتمر، العروض التي يجب تقديمها لبعض الأطراف المعنية، إلخ.)
·         استشارة الخبراء حول أهم المحاور التي يجب أن ترد في الورشة /المؤتمر
·         صياغة المسودة النهائية لكامل برنامج المؤتمر منذ الافتتاح وحتى آخر نشاط مرافق. (الجوائز، الشباب، التقرير... مع التنسيق مع الفريق اللوجستي حول متطلبات كل جلسة/ نشاط... على أن يحول القسم اللوجستي هذا البرنامج إلى كتيب يشمل التفاصيل اللوجستية الأخرى من غداء وعشاء و ...
·         المشاركة في اجتماعات التفاوض مع البروتوكول عند الضرورة (مع كل من مدير المشروع ومدير القسم اللوجستي )، لاجراء أية تعديلات لازمة على البرنامج.

 
الجلسات

·         صياغة مضمون الجلسات والـعمل على تحديث المضمون بشكل دوري بما يتماشى والتطورات السائدة
·         مناقشة المضمون المقترح للجلسات مع مدير الجلسة والمتحدثين المعنيين وذلك بهدف إثراء المضمون
·         صياغة ملخص الجلسة (أو الملف الكامل للجلسة) (synopsis) حيث يشمل ملخص عن المحور، الهدف من المحور، ما المطلوب من المتحدثين ومن مدراء الجلسة، المتطلبات اللوجستية للجلسة، اسماء وطرق التواصل مع المتحدثين، إلخ.)
·         تحضير وتحديث دوري لدليل منسقي الجلسات ومتحدثيها.
·         تزويد منسقي الجلسات والمشاركين فيها بدليل حول معايير مشاركتهم مسبقاً.

 
المتحدثون

·         تحضير لائحة المتحدثين المقترحين من قبل الخبراء، والمستشارين، والمسؤولين، والمعنيين في الورشة /المؤتمر وإعداد السير الذاتية للمتحدثين والتحقق منها ومن قدراتهم الفعلية
·         دعوة المتحدثين والتواصل معهم بشكل شبه يومي للتحضير للورشة /للمؤتمر
·         تزويدهم بكافة المعلومات المتعلقة بمضمون البرنامج خصوصاً الجزء المتعلق بجلستهم
·         عقد لقاءات بين متحدثي ومدير كلّ جلسة وذلك بشكل دوري
·         عقد جلسة تشمل كل من المتحدثين ومدير الجلسة عشية الورشة/المؤتمر.
·         تزويد المتحدثين ومدراء الجلسات بالتوجيهات التي يجب التقيّد بها والمتعلقة بمؤسّسة الفكر العربي بشكل عام وموضوع الورشة المؤتمر والجلسة بشكل خاص
·         استلام عروضهم أو الوثائق التي تدعم مضمون مشاركتهم
·         استلام سيرهم الذاتية وصورهم
·         الإشراف على:

1.      التواصل معهم لتزويدنا بكافة المعلومات المتعلقة بهم شخصياً ووسائل الاتصال بهم
2.      التواصل معهم لحجز تذكرة السفر والإقامة في الفندق وكافة التفاصيل اللوجستية
3.      تحضير اللائحة المتعلقة بكافة التفاصيل اللوجستية المتعلقة بالمتحدثين

 
شركاء المعرفة

·         تحضير لائحة شركاء المعرفة 
·         تحديد أطر الشراكة من خلال صياغة اتفاق مشترك بين الطرفين
·         التنسيق والتواصل الدائم معهم إلى حين انعقاد الورشة/المؤتمر
·         بحث إمكانية الشراكة الدائمة وذلك خلال الفترة التي تلي المؤتمر بشكل يصب في مصلحة المؤسسة وتوجهاتها
·         المتابعة معهم في حال نشأت شراكة معهم ينتج عنها إي مبادرة
·         الإشراف على الترتيبات اللوجستية المتعلقة بمشاركتهم 

 
الهيئة الاستشارية واللجان القائمة على البرنامج/ ورش العمل

·         تحضير لائحة الخبراء المناسبين لموضوع الورشة/المؤتمر
·         صياغة أجندة الاجتماع
·         دعوة الخبراء وتزويدهم بالتفاصيل والوثائق المتعلقة بالاجتماع
·         التنسيق مع القسم اللوجستي حول التحضيرات للاجتماع
·         صياغة التقرير الناتج عن الاجتماع
·         التواصل الدائم مع الخبراء وتزويدهم بكلّ جديد بهدف إشراكهم بإثراء مضمون البرنامج

 
التخطيط لمؤتمر فكر:
المشاركة في وضع الميرانية الخاصة ببرنامج الورشة/المؤتمر ورفعها لمدير المشروع.
المشاركة في وضع الخطة السنوية للمؤتمر.
 
التنسيق مع الأطراف المعنية
-          منسّق  الشؤون اللوجستية
التنسيق مع القسم  اللوجيستي لمناقشة الحاجات اللوجستية المتعلقة بالمؤتمر بشكل عام والجلسات بشكل خاص، والـتأكد من توافر الإمكانيات المطلوبة.
 
-          مساعد رئيسي برنامج الشباب
العمل معه لوضع خطة واضحة المعالم، وتحديد أطر وطرق إشراك الشباب في فعاليات المؤتمر، وذلك لتأمين دور فعال لهم خلال المؤتمر.
 
-          مسؤول الرعاية
التنسيق مع مسؤول الرعاية وتزويده بكلّ ما يحتاج من وثائق متعلقة بمضمون البرنامج والمتحدثين بما يضمن سير العمل مع الرعاة.
 
 
 
قسم التواصل والعلاقات العامة المشاركة في وضع خطة التواصل الخاصة بالورشة / بالمؤتمرمؤتمر والتنسيق المباشر لتزويد القسم بالمعلومات المطلوبة حول البرنامج والمتحدثين، على أن يتم استخدام المعلومات غبر الاعلام وأدوات التواصل الاجتماعية والموقع الإلكتروني والمدونين ....
 
 
 
-          المترجمون والمترجمون الفوريون
تزويدهم بالمعلومات والإرشادات التي من شأنها تسيير عملهم ومراجعة الوثائق المترجمة للتأكد من صحة المعلومات المترجمة ومن استعمال المصطلحات المعتمدة في المؤسّسة.  
 
-          مساعد قاعدة البيانات
التنسيق معه والطلب منه و/أو تزويده ببيانات الأشخاص المعنية.
 
المبادرات وكافة المشاريع  المتعلقة/ الناتجة عن المؤتمر
-          القيام بكافة الأعمال المتعلقة بالمبادرات والمشاريع  
(التنسيق مع الشركاء المعنيين بالمبادرة وتنظيم كافة اللقاءات وورش العمل والاجتماعات المتعلقة بذلك –مضموناً وشكلاً)؛ العمل مع أصحاب المشاريع  –الأطراف التي تقوم بتنفيذ أي مشروع له ارتباط بالمؤتمر بشكل عام).
 
ورش عمل ومؤتمرات أخرى:

·         اقتراح متحدثين وخبراء،
·         الاشراف على إعداد السير الذاتية للمتحدثين
·         المشاركة الفاعلة في وضع برنامج الورشة المؤتمر.

 
على الصعيد التنظيمي:

·         وضع أسس ومسار تحضير أي ورشة /مؤتمر.
·         وضع نموذج لاعتماده في أي سيرة ذاتية لورشة عمل/مؤتمر،

العلاقات الداخلية

·         سائر موظفي المؤسسة

العلاقات الخارجية

·         المستشارون
·         المتحدثون ومدراء الجلسات
·         الخبراء
·         شركاء المعرفة
·         الشركاء بشكل عام
·         المدونون والميسّرون ورسامو الغرافيتي  
·         المترجمون والمترجمون الفوريون

المتطلبات والمؤهلات:

·         درجة البكالوريوس على الأقل في أي اختصاص يصب ضمن العلوم الإنسانية أو ما شابه
·         التمتع بالسلوك المهني والقدرة على التفاعل مع مختلف الجهات
·         إتقان اللغات (العربية والإنجليزية والفرنسية)
·         مهارات التنظيم والتخطيط
·         مهارات التخطيط الاستراتيجي
·         مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل
·         براعة في استخدام الحاسوب ونظمه