Assistant De Coordination

Contexte
De façon à garantir la bonne mise en œuvre de ses activités,  la Fondation Mérieux souhaite recruter un assistant de coordination pour le soutien à la gestion, la logistique, la coordination et la communication. Le poste est basé à Beyrouth dans les locaux de la Fondation Mérieux à Achrafieh.
L’assistant effectue des déplacements sur le territoire Libanais et potentiellement dans les pays où la Fondation Mérieux opère.
Il est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable Pays . Il collabore à distance avec les équipes de la Fondation Mérieux au siège à Lyon et en Afrique de l’ouest
 
L’assistant de coordination est chargé d’une manière générale de :

Appuyer le responsable dans l’organisation de ses déplacements (billets, hôtels, visa, etc)
Assurer la gestion des courriers, des contacts, des agendas des missions et formations de la responsable des formations
Assurer la logistique délégations étrangères en visite au Liban
Suivre les dépenses des projets mis en œuvre au Liban selon les règles et procédures de la Fondation Mérieux et les reporter de façon régulière à la responsable et le siège de la Fondation Mérieux
Assurer la bonne documentation et le bon archivage de tous les documents administratifs et financiers
Rapporter régulièrement et dans les temps les risques et difficultés aux responsables fonctionnel et hiérarchique.
Participer à la rédaction des rapports et des CR
Participer à la rédaction de nouveaux projets
Communiquer efficacement, de manière claire et concise, les informations pertinentes aux membres de l’équipe et partenaires, en collaboration étroite avec le service de communication externe. 
 Faire de la veille sur les évènements dans la région Moyen-Orient et Afrique

Plus spécifiquement, et pour le projet WARDS West African Regional Diseases Surveillance

Appuyer la Coordinatrice du projet dans la planification et la mise en œuvre des activités, particulièrement dans l’organisation logistique des missions et formations (réservation billets et hôtels, visas, taxis, etc)
Créer et mettre en page des nouveaux documents en lien avec le projet ou avec les activités de la Fondation
Préparer l’édition et la mise en page des documents (contenus de formations, modules, rapports, fiches, etc.)
Faciliter la bonne collaboration entre les autres équipes pays pour le partage de l’information Reporter au gestionnaire du projet toutes les dépenses engagées depuis le Liban et en assurer un bon archivage
Appuyer le coordinateur du programme dans toutes autres activités nécessaires (communication externe, rédaction des rapports, suivi des prestataires, suivi des traductions, rédaction de CR, etc.)
Tenir à jour les bases de données contacts